【意外と知らない】オンラインワークショップを成功させるための必須ツールと10のコツ

「オンラインワークショップってどうやったらいいんだろう」
「オンラインでは参加者が喜ぶワークショップは難しいのでは？」

と思うことはありませんか？

オンラインワークショップを開催しようとしても、どうやったらいいのか迷ってしまいますよね。

では、オンラインワークショップを成功させるコツはどのようなものでしょうか？

そこで今回は、

について詳しく解説します。

この記事を見れば必ず成功させることができます。

ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

オンラインワークショップはZoomがおすすめ！

オンラインワークショップを開催するときは、「Zoom」というアプリが便利です。

Zoomはオンラインで会議や講義ができる、いわばバーチャル会議室。
初心者でも使いやすいため、近年利用者がとても増えました。

Zoomがおすすめな理由を確認してみましょう。

1.ブレイクアウトルームと言う機能でグループ分けができる

Zoomの大きな特徴は「ブレイクアウトルーム」という会議中や講義中でも少人数のグループに分けられる機能。

たとえば、
「今から5分間、3人ずつの班になってディスカッションしてください。」
などという指示が出たことはありませんか？

Zoomでは、オンラインでも少人数のグループ分けができるのです。

2.ホワイトボードが使える

ホワイトボード機能も便利です。

文章を打ったり、図を書いて共有できるので、話しことばだけでは伝わりにくいことも分かりやすく伝達できます。

ペンの色を変えたり、書き終わった画像を保存することも。
レーザーポインターのように、ホワイトボード画面上を示す機能もあるのでスムーズに説明がおこなえるんですよ。

3.参加方法や録画のやり方が分かりやすい

1クリックで会議や講義に参加できるので、パソコンやスマホに慣れてない人でも簡単に利用できます。

たとえば、無料のテレビ電話として有名なSkypeだと、事前にアカウントを作成したり教え合わないといけません。
Zoomなら開催者が参加者へURLを送っておけば、1クリックで参加できます。

録画も1クリックでできるので、他の録画アプリを使う必要もありません。

4.データ通信量が少なく接続が安定している

Zoomは他のツールに比べてデータ通信量が少ないため、接続が安定しています。

オンラインワークショップで辛いのが、接続が途中で途切れてしまうこと。

Zoomは、Skypeの1/10のデータ通信量で利用できます。
やりとりしているデータ量が軽いため安定して接続できるのです。

5.スマホでも使える

スマホだけで手軽に利用できるのもおすすめの理由です。

スマホなら無料のZoomアプリをダウンロードすればすぐに使えます。
もちろん、iPhone、androidどちらでも利用できます。

意外と知らない有料版！有料版と無料版を比べてみた！

無料版のZoomでもじゅうぶんな機能を備えていますが、有料版ではもっと使いがってが良くなります。

現在、有料版では3つのコースがありますが、多くの人が利用するプロコースなら月額14.99ドルです。

有料版のメリットを見てみましょう。

3人以上な利用した時の利用制限がない

無料版ですと、3人以上同時に接続すると40分以上つづけて利用できません。

有料版なら、何人で使っても時間制限がなくなるので、ワークショップなら有料版のほうが安心です。

無料版は、主に1対1のミーティングや会議に使うために使うことが多いようです。

クラウドレコーディングが可能

有料版プロコースでは1GBまでクラウドレコーディングができます。

録音ファイルはZoomのサーバー内に保存されるのでスマホの容量を気にしなくてすみますね。

URLを送ればファイルを共有できるので、欠席者に講義の録音を送るときに便利です。

ホストを複数人設定可能

有料版だとホストを2人以上設定できます。

参加者が増えてくると、中には講義中にマイクをつけたままにしてしまう人も・・・。

ホストは参加者のマイクを遠隔でミュートができたり、マナーの悪い参加者を強制的に退出させることもできるため、参加人数が増えたら複数人で管理することをおすすめします。

Slackと連携が可能

Slackと連携させることもできます。

参加者がZoomアプリをダウンロードしていなくてもSlackを通じてワークショップに参加できたり、講義の録画もSlackに自動的に保存されるのであとから見返したいときに便利です。

特に大人数でのワークショップを開催するときには積極的に利用したいですね。

オンラインワークショップをデザインするのに必要なものは？

円滑にオンラインワークショップを開催するうえで上記4つは必須です。

とはいえ、マイクやイヤホンも高級なものでなくても大丈夫。

1つずつ解説していきましょう。

マイク

マイクがないと声を届けられないので必ず用意しておきたいものです。

しかし、最近のスマホならマイク機能付きが当たり前になっていますし、Macシリーズのパソコンでもノイズキャンセリング機能の付いたマイクが内蔵されています。

もし、マイク機能のないパソコンでしたら、マイク付きのイヤホンやヘッドフォンを購入しましょう。
安いものなら1000円前後から売られています。

イヤホン

マイクが付いているスマホやパソコンでもイヤホンは必須になります。

なぜなら、パソコンやスマホからイヤホンなしでだと想像以上に声が聞き取りにいから。

特にワークショップの場合、参加者とのやり取りをする場面もありますよね。

安価なものでいいのでイヤホンを用意しておきましょう。

速度のあるネット回線

オンラインワークショップで不満が出る原因の一つは接続が途切れたり遅延すること。
そのため、速度のあるネット回線を使って開催しましょう。

Zoomなら

が必要になってきます。

事前に回線速度は確認しておきましょうね。

静かな環境

オンラインワークショップでは、声が聞きとりにくいのも不満の一因になります。
人が多い場所はもちろん、電車が近くを通る場所などは避け、静かな場所でおこないましょう。

自宅で行う人もいますが、家族が入ってきて騒いだりしないよう事前に打ち合わせをしておくといいですね。

オンラインワークショップでやりがちな5つの失敗

せっかくオンラインワークショップを開催してもうまくいかなかったらどうしよう・・・と不安に思う人は多いですよね。

オンラインワークショップで参加者から不満に思われがちなポイントを5つあげました。

詳しく解説していきます。

1.ネット環境が悪くて途切れる・止まる

参加者がとくに不満に思うのが、主催者側のネット回線が不安定でしょっちゅう途切れたり止まってしまうことです。

せっかく学ぼう、作業をしようと参加しても、とぎれとぎれだと講義やワークに集中できなくなってしまいますよね。
思考が途切れてしまうと「もういいや」と思ってしまう参加者も少なくありません。

ネット環境の確認は事前におこなうようにしましょう。

2.雑音が入る、声が重なる

雑音が入ったり、多くの人が話して集中すべき発言がどれかわからないとワークショップがスムーズに進行しなくなります。
静かな環境でおこなうことはもちろん、発言する人以外はマイクをミュートにして、同時に話さないようにしましょう。

議論など、2人以上が話す必要があるときは

など、ルールを決めておくと参加者も聞きやすくなりますよ。

3.データ通信量が高くなる

長時間のオンラインワークショップで気になるのがデータ通信量。

Zoomなら１時間あたりおよそ310MB〜330MB、3時間のワークショップなら約1GBの通信量になります。

参加者の中にはWifi環境が整っていないこともあるので、あらかじめ参加者に通信量の目安を伝えておくとトラブルになりにくいですよ。

4.熱量が伝わらない

どうしてもオンラインですと直接の対面よりは講師の熱量がダイレクトに伝わりにくくなります。

参加者がパソコンの画面以外に気がそれてしまうことも多くあります。

熱量を伝えやすくするには下記のような対策をしておきます。

リアクションとはZoomの機能の1つです。
この機能をフルに使って参加者の反応を確認し、ひとりよがりにならない進行をしましょう。

5.ダラダラと長引いてしまった

不必要にワークショップの時間が長いと、次は参加したくない、といった不満が多くなります。

このような理由で参加者の満足度が下がってしまうのです。

対面のワークショップよりも無駄な時間をはぶき、長くなるなら前後編に分けて開催するなどの工夫をしましょう。

オンラインワークショップを上手く進める10つのコツ

オンラインワークショップを成功させるコツを10個あげました。

多く取り入れるほどスムーズに進行できるようになります。

詳しく解説してきましょう。

1.議事録役、司会進行役をそれぞれ1〜2人決めておく

オンラインだと議事録がホワイトボードの代わりになります。
そのため、議事録を書いてくれる人を1人お願いしてに記録している画面を共有してもらいましょう。

また、司会進行役も1人決めておくとスムーズに進みます。

オンラインは発言しにくいと感じやすいので、司会者が名指しで発言をうながしていくと一体感のあるワークショップになりますよ。

2.挙手制や話していない時はマイクオフ制度を導入

複数人が同時に話すと、聞きにくく参加者のストレスになります。

通常はマイクをオフにしてもらい、発言したいときはリアクションなどを利用して合図してもらう挙手制を取りいれましょう。

1人ずつ発言することで声が重なることもなく、お互いの言いたいことが伝わりやすくなりますよ。

3.リアクションは手信号がおすすめ（👍など）

オンラインワークショップでは、基本的にマイクをオフにしてもらうため、話についていけているか、理解できたかが分かりにくくなります。

開始前に

などの手信号をだしてもらうようお願いしましょう。
参加者の反応が分かりやすくなるので、進行役の負担も軽減されます。

4.タイムスケジュールを設定

ワークショップが始まる前に、おおよそのタイムスケジュールを設定しましょう。

質問が長くなったり、本題と違う話題で盛り上がっていると予定時間をオーバーすることも。
しかし、タイムスケジュールが用意されていれば切り上げる目安になりますよね。

無駄に長いワークショップは参加者が席を立ってしまう原因にもなるので、時間を確認しながら進めましょう。

5.発言を端的にまとめ、長くなったら聞き手に内容を把握できているか確認をとる

ネット回線をしっかり確認しても、Zoomなどのオンラインツールは万能ではありません。

ときどき声が途切れたり、ノイズが入ることもあるので、対面で話しているときの7割くらいしか伝わっていないと考えたほうが無難です。

発言する人は

ことを意識しながら話しましょう。

聞く立場になっても、聞き取りにくいときは積極的に伝えるほうが親切です。

6.オーバーリアクションがちょうどいい

聞き手側はオーバーリアクションをするくらいがちょうど良いでしょう。

パソコンの画面では、参加者の顔が映っているといえど、小さくなってしまいます。
普段通りだと、発言者はリアクションを感じにくいのです。

いつも以上に深くうなずくなど、大きめのリアクションをすると発言者も話しやすくなりますよ。

7.会議の目的やゴールは共有する

参加者全員に議題をあらかじめ連絡し、目的やゴールを共有しましょう。

オンラインだと、みんな違う場所で参加しているの空気感が違います。
目的を共有できていないと、話が逸れたり、話題が変わってしまうことも。

さきに、参加者みんなで議題達成の意識を持っておくことでムダな時間を省くことができます。

8.議論が逸れそうな質問などはチャット機能を使って記録

オンラインワークショップ中の質問や疑問は、チャットに打ち込むようにしましょう。

発言する人が増えると、声が重なって円滑に進まなくなるからです。
どうしても質問のニュアンスが分からないときだけ質問者にして話してもらうルールがおすすめ。

質問をチャットに打ち込むルールにするだけで

というメリットを得られます。

9.会議の前にアイスブレイク

本題に入る前に参加者たちが打ち解けやすくなるアイスブレイクを入れると活発なワークショップになります。

アイスブレイクとは、自己紹介をしたり、簡単なゲームをして参加者の不安や緊張を取り除くこと。

特にオンラインだと、参加者それぞれの雰囲気が分かりにくかったり、ワークショップ自体が人ごとのように感じやすくなります。

オンラインに慣れていない人もいるので、ツールに慣れるという意味でもカンタンなゲームなどを用意しておくといいでしょう。

10.人数は5〜6人までならやりやすい

オンラインワークショップは、5～6人までの規模が一番やりやすいでしょう。

発言者が質問に気づきやすく、聞き手のリアクションもわかりやすくなります。

人数が増えるほど複雑になり、オンラインに向かないワークショップになりがちです。

まずは、5～6人で開催し、慣れてきてから人数を増やすようにしましょう。

オンラインワークショップと合わせて使いたい便利ツール

オンラインワークショップをスムーズにしてくれるツールは他にもあります。
すべて取り入れる必要はありませんが、内容、参加人数によっては劇的に楽になることも。

詳しく見ていきましょう。

miro

miroは、ホワイトボードでできることをオンライン上で再現できるツールです。

たとえば下記のような使い方ができます。

数十種類以上のテンプレートが用意されているので、使い方は無限大。

Zoomのホワイトボード機能だけだと物足りなくなったら、ぜひ検討してみましょう。

ほとんどの機能が無料で使えるのも嬉しいですね。

ブレインストーミングをオンラインで

ふせんで有名な3MのPost-itアプリは、手書きのふせんをスマホに取り込み、ブレインストーミングができるツール。

アイデアを出すには、デジタルよりも手書きのほうがはかどる人も多いでしょう。

手書きのふせんをまとめてキャプチャし、オンライン上で共有しながら整理できるんです。

上手に使うことで、対面と変わらない精度のブレインストーミングができますよ。

議事録作成に便利

議事録作成なら「Facilio」「Googeドキュメント」がおすすめです。

Facilioは共同編集できるほか、あらかじめ設定しておけば議題をプレゼンテーションのように表示させることもできます。

Wordに似ているGoogeドキュメントも、議事録ツールとして優秀です。

画面や編集の共有はもちろんのこと、誰が書き込んでいるのか、誰が閲覧しているのかが一目で分かります。

日程調整に便利

日程調整ツールとしてよく使われているのが「伝助」や「Doodle」です。

伝助は、参加者が入力した出欠の状況を自動で集計し、一番出席者が多い日程をハイライト表示してくれるすぐれもの。

細かい設定をしたいときはDoodleのほうがおすすめです。
一つしか回答できないようにしたり、発信者が自分だけ回答が見られるようにできます。

まとめ：オンラインワークショップはツールを活用しながら一体感を大切にしよう

オンラインだと、表情が見えづらかったり反応が伝わりにくいため、参加者が疎外感を感じることもあります。

参加者の満足度を上げるためにも、こまめなリアクションをしてもらったり、進行役が名指しで質問を投げかけましょう。

対面より一体感を意識することが、オンラインワークショップを成功させるコツです。