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「オンラインでホワイトボードが使えたらな…」
「図や絵で伝えられたら便利なのに…！」
と思うことはありませんか？
オンラインミーティングでは情報の共有をするときに、どうやって共有するか迷ってしまいますよね。
では、オンラインで使えるホワイトボードにはどのようなものがあるのでしょうか？
そこで今回は、
- オンラインミーティングにおけるホワイトボードのメリット
- Zoomで使えるホワイトボード機能について
- おすすめのホワイトボードアプリ
- ホワイトボードの使い方のコツ
- オンラインミーティングで使える便利なアプリ
について詳しく解説します。
この記事を見れば、オンラインミーティングでホワイトボードを使って、伝えたいことをしっかり伝えられるようになります。
ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
Contents
オンラインミーティングにはホワイトボードの共有が不可欠！
最近注目されているオンラインミーティング。
インターネットさえあればどこからでも参加でき、遠方にいる相手とも気軽にコミュニケーションが取れるツールとして重宝されています。
そんなオンラインミーティングに欠かせないのがホワイトボードなのですが、ホワイトボードにはこんなメリットがあります。
- 情報が整理できる
- 視覚的な刺激になる
- 記録が取りやすくなる
- 認識のすれ違いが防げる
ホワイトボードを使うメリットについて詳しく解説していきます。
情報が整理される
ホワイトボードを使うと、情報を可視化して整理することができます。
ミーティング中は話題があちこちに行ったり、議論が白熱してしまうことも。
ホワイトボードがあると情報を整理することができ、耳だけでなく目でも確認できるようになるためミーティングがスムーズに進みます。
視覚的な刺激になる
ホワイトボードは視覚的な刺激になり、動きのあるミーティングになります。
参加するだけ、聞くだけのオンラインミーティングは刺激が弱く、参加者が退屈しやすかったり集中力が途切れてしまうことも。
ホワイトボードがあれば視覚的な刺激になったり参加型のミーティングにすることができるため、ミーティング自体が活発になります。
記録が取りやすい
ミーティングに記録は不可欠。
ホワイトボードがあれば議事録も簡単に作れますし、後日資料として活用することも可能。
オンラインミーティングに欠かせない資料や議事録の共有も簡単にできてしまいます。
認識のすれ違いを防ぐ
ホワイトボードで記録を取りながらミーティングをすることで、認識のすれ違いを防げます。
参加者全員が正しく情報を認識し共有するという点において、ホワイトボードはとても重要。
可視化することで、議論がすれ違ったり理解不足が生まれるのを防ぎます。
Zoomで使えるホワイトボード機能！
オンラインミーティングでよく使われているのが、zoom というアプリ。
使ったことがある方も多いのではないでしょうか？
実はzoomには、ホワイトボードという便利な機能が最初からあります。
ホワイトボードの使い方
Zoomでホワイトボードを使う手順はたった２つ！
Zoomをつないだらすぐホワイトボードを使うことができます。
ビデオ電話を繋いで、「画面の共有」をクリック
ホワイトボードを使うためには、まずは「画面の共有」をオンにすることが必要。
ビデオ電話をつないだら、「画面の共有」をクリックします。
ホワイトボードを選択するとOK
画面の共有をクリックしたら、「共有するウィンドウまたはアプリの選択」という画面になります。
「ホワイトボード」というのがあるので、クリックして選択すればホワイトボードが使えるようになります。
ホワイトボードの機能紹介
Zoomのホワイトボードにはいくつかの機能があります。
- 選択
- テキスト
- 線を描く
- スポットライト
- 消しゴム
ホワイトボードの操作は、ホワイトボードの上部にある操作パネルでしていきます。
主に使う機能について詳しく解説していきます。
選択
選択は、すでにホワイトボード上にある図やテキストなどを選択するときに使います。
選択した図やテキストは移動させたり、コピーやペーストなどもできるのでとても便利です。
テキスト
ホワイトボード上にテキストを入力したいときに使います。
「フォーマ」でテキストの色やフォントサイズを変えることができます。
線を描く
フリーハンドで線を描いたり、まっすぐな線を引くこともできます。
他にも、丸や四角、矢印や網掛けなど作図も「線を描く」からできるようになっています。
スポットライト
自分のカーソルをレーザーポインターや矢印に変えられます。
強調したいときや説明の時に使うと便利です。
消しゴム
消しゴムは、ホワイトボード上に描いた図やテキストを消したいときに使います。
線や図は一つずつ消えていくのですが、テキストは文章全てが消えてしまうので注意。
テキストの一部を消したいときは、選択して編集し直すことで一部分のみを消したり編集し直したりすることが可能です。
オンラインで使えるホワイトボードアプリ5選！
オンラインで使えるホワイトボードアプリはZoom以外にもたくさんあります。
無料のものから有料のものまでいろいろありますが、５つ厳選してみました。
- Whiteboard Fox（ホワイトボードフォックス）
- miro（ミロ）
- A Web Whiteboard（ウェブホワイトボード）
- Stormboard（ストームボード）
- Strap（ストラップ）
それぞれ特徴を詳しく解説していきます。
1.Whiteboard Fox（ホワイトボードフォックス）
会員登録なしで無料で使える日本語対応のホワイトボード。
直感で使える優しい操作性と、なんといっても日本語対応なのが魅力です。
| 最大接続人数 | 約10名 |
| 金額 | 無料 |
| 会員登録 | 不要 |
| 機能 | ホワイトボード 画面共有 共同編集 URL画面共有 |
2.miro(ミロ）
本格的な多機能ホワイトボードで口コミ評価も高いのがmiro（ミロ）。
テンプレートも豊富でホワイトボードだけでなく様々な使い方ができます。
外部サービスとの連携も優れているので、かゆいところに手が届くホワイトボードです。
| 最大接続人数 | 無制限 |
| 金額 | 無料／有料もあり |
| 会員登録 | 必要 |
| 機能 | ホワイトボード テンプレート 共同編集 各種サービスとの連携 ビデオチャット（有料）など多数 |
3. A Web Whiteboard（ウェブホワイトボード）
無料で使えるシンプルなオンラインホワイトボード。
会員登録が不要で、URLを共有するだけですぐにホワイトボードの共有ができる手軽さが魅力です。
| 最大接続人数 | 無制限 |
| 金額 | 無料／有料もあり |
| 会員登録 | 不要 |
| 機能 | ホワイトボード 画面共有 共同編集 チャット |
4.Stormboard（ストームボード）
ストームボードもテンプレートが豊富なセキュリティ性の高いオンラインホワイトボード。
画像や動画、付箋が貼れたり、投票やタスクといった機能も無料で使え、有料版ではさらに多数の機能が使える便利なホワイトボードです。
| 最大接続人数 | 無料は5名まで |
| 金額 | 無料／有料もあり |
| 会員登録 | 必要 |
| 機能 | ホワイトボード 画面共有 インデックスカード コメント タスク管理 Microsoft Office 365ライブ共同編集（有料）など多数 |
5.Strap（ストラップ）
2020年夏に正式版がリリース予定の、リモートコラボレーションの可能性を広げるクラウドワークスペース。
日本語対応のオンラインホワイトボードが少ないため、貴重な高機能ホワイトボードになりそう。
| 最大接続人数 | 未定 |
| 料金 | 未定 |
| 会員登録 | 未定 |
| ホワイトボード 付箋 アイコン テンプレートなど |
ホワイトボードには何を書く？使い方のコツ
ホワイトボードを上手に使うためには、どんなことに気をつければよいでしょうか。
ホワイトボードの使い方によって会議の進行や成功が左右されるので、ホワイトボードに何を書くのかはとても大事。
ホワイトボードの使い方のコツについて、詳しく解説していきます。
会議アジェンダを書くとゴールが明確に
ホワイトボードには、会議アジェンダ（議題）を記載しましょう。
会議の目的や議題、ゴールを明確にしておくことで、会議をスムーズに進めることができます。
ホワイトボードに書くことによって視覚化できより認識しやすくなるため、ゴールを見据えた議論を進める手助けとなります。
色を使い分ける
ホワイトボードに使うマーカーは、3色がおすすめ。
色を使いすぎると逆に見づらくなり逆効果なので、黒、赤、青ぐらいの3色程度にしましょう。
会議で決まったことや大事なことは赤、そのほか注目すべきことには青を使うなど、内容で色分けすると後から見返すときにもわかりやすいボードになります。
議論の要点を書いて論点を把握
ホワイトボードに書くのは要点のみにしましょう。
ポイントをまとめて書くことで、論点が把握しやすく情報がまとまりやすくなります。
見出しをつけたり箇条書きにして番号をつけるなど、装飾を上手に使うことで論点や議論の流れも分かりやすいホワイトボードができます。
意見収集は全員が手を動かして書くのがベスト
ホワイトボードに書く作業は、書記や議事を進行する人がするのではなく発言する人が書くのがベスト。
自分で書きながら説明することで発言者の意識も高まり、参加者もホワイトボードに集中します。
ほかにも、
- 会議に動きが出るので会議全体の雰囲気が柔らかくなる
- ホワイトボードを全員が注目するので一体感が生まれやすい
といった効果も期待できるので、ワンランク上の議論ができるようになります。
最後のまとめでボードを整理、確認
最後にホワイトボードを整理し論点をまとめたら、全員で確認しましょう。
ホワイトボードは必要に応じて撮影や記録しておくと便利です。
最後に全員で確認することも忘れずに行いましょう。
オンラインミーティングと合わせて使いたい便利アプリ
オンラインミーティングと合わせて使うと便利なアプリを紹介します。
せっかくオンラインでのミーティングを行うのですから、オンラインミーティングを行うために必要な作業などもオンラインですませてしまうと便利。
ぜひ一度使ってみてくださいね。
付箋を使ったブレインストーミングをオンラインで
ブレインストリーミングをするならポストイットがおすすめ。
手書きで書いた付箋をデータ化できるのが大きな特徴で、撮影するだけでデータ化できるうえに、整理したりアプリ内で付箋を追加することも可能。
データ化した付箋をのシェアも簡単にできるため、ブレインストーミングにもぴったりです。
議事録作成に便利
議事録を作成するなら『Stock』が使いやすくておすすめ。
有料プランもありますが無料でも十分使えることや、議事録と一緒にタスク管理ができること、機能が少なくシンプルなので初心者でも気軽に使えるのがポイントです。
日程調整に便利
日程調整をするなら調整さんが便利。
無料で使えるうえに会員登録も不要なため、気軽にどんな場面でも複数メンバーでの日程調整ができます。
まとめ：オンラインホワイトボードを使って効果的なミーティングを
オンラインホワイトボードを使うことで、顔を付き合わせて行うミーティングと同様にネット上で効果的なミーティングができるようになります。
うまく使えば、移動時間が不要になったり、会議にかかる費用が削減できるなどメリットもいっぱい。
オンライン上のアプリやシステムを上手に使いこなせば、質の高いオンラインミーティングも可能です。
あなたのやりたいことに合わせたツールを使って、オンラインミーティングで効率的かつ効果の高いミーティングを行いましょう。
